مجموعه بانك اطلاعاتی

مقاله ها، ترجمه ها، گزارش های کار آموزی، پرو‍ژه ها

|+|

سيستم اطلاعاتی مديريت

سيستم اطلاعاتی مديريت

جعفر دارائی

زمستان 87

مقدمه

بيش از هشتاد درصد کار روزانه مديران صرف اطلاعات مي‌شود از جمله دريافت اطلاعات، برقراري ارتباط و استفاده از اطلاعات در طيف وسيعي از امور مختلف. از آنجايي که اطلاعات مبناي تمام فعاليت‌هاي يک سازمان است، سيستم‌هايي بايد وجود داشته باشند که اطلاعات را توليد و مديريت کنند. هدف چنين سيستم‌هايي ايجاد تضمين در ارائه اطلاعات صحيح و قابل اطمينان در مواقع مورد نياز و در شکل قابل استفاده است. چنين سيستم‌هايي، سيستم‌هاي اطلاعات نامگذاري شده‌اند. 

تعريف سيستم اطلاعات

»يک سيستم کامل طراحي شده براي توليد، جمع‌آوري، سازماندهي (پردازش)، ذخيره، بازيابي و اشاعه اطلاعات در يک مؤسسه، سازمان يا هر حوزه تعريف شده ديگر از جامعه«.

 اين تعريف ويژگي‌هايي براي سيستم‌هاي اطلاعات برمي‌شمرد که تعاريف ديگر آنها را حذف مي‌کنند. اين ويژگي‌ها عبارتند از:

• سيستم اطلاعات يک سيستم کامل است براي هدف در نظر گرفته شده. اين تعريف سيستم اطلاعات را محدود يا ملزم به داشتن اجزايي مانند انسان، ماشين و يا غيره نمي‌کند چرا که يک سيستم اطلاعات ممکن است بتواند بدون داشتن هر يک از اين اجزاء نقش خود را به صورت کامل ايفا کند.
• سيستم اطلاعات طراحي شده است. اگر روش يا فرايندي وجود دارد که به صورت غيررسمي، تعريف‌نشده يا خود به خود شکل گرفته و اطلاعاتي را براي فرد، واحد يا سازمان ارائه مي‌کند نمي‌توان به آن سيستم اطلاعات گفت. البته در برخي منابع علمي، به چنين روش‌ها يا فرايندهايي سيستم اطلاعات غيررسمي گفته مي‌شود و در دسته‌بندي سيستم‌هاي اطلاعات، سيستم‌هاي اطلاعات غيررسمي در مقابل رسمي مطرح مي‌شوند. اگر به تعريف سيستم توجه کنيم آنگاه نمي‌توان به چنين روش‌ها يا فرايندهايي نام سيستم نهاد. در ايجا ما قصد بحث نظري در اين خصوص را نداريم اما در ادامه سيستم‌هاي اطلاعات طراحي شده را مدنظر قرار مي‌‌دهيم.
• سيستم اطلاعات شامل فرايندهاي توليد، جمع‌آوري، سازماندهي، ذخيره، بازيابي و اشاعه اطلاعات است. اگر يک سيستمي همه اين فرايندها را انجام نمي‌دهد نمي‌توان به آن يک سيستم اطلاعات گفت. آن سيستم يا فرايند ممکن است يک زير سيستم از يک سيستم اطلاعات باشد.
• سيستم اطلاعات مي‌تواند براي يک مؤسسه، سازمان يا هر حوزه تعريف‌شده ديگر از جامعه مطرح شود. اگر چه سيستم‌هاي اطلاعات در ابتدا براي استفاده در سازمان مطرح شده و شکل گرفته‌اند اما براي حوزه‌هايي فراتر از سازمان نيز قابل کاربرد است. به عنوان مثال سيستم اطلاعات شهري سيستمي است که کاربران نهايي آن شهروندان هستند. صحبت راجع به چنين سيستم‌هاي اطلاعات نيازمند جايگاه ديگري است. در اين مقاله سيستم‌هاي اطلاعات سازماني را مد نظر قرار مي‌دهيم.
• در اين تعريف از واژه «داده» استفاده نشده است. خيلي از منابع دو واژه داده و اطلاعات را متفاوت تعريف مي‌کنند و اطلاعات را داده‌هاي پردازش شده مي‌دانند. مرز تفاوت بين داده و اطلاعات نسبي است چرا که ممکن است اطلاعاتي دوباره پردازش شوند و اطلاعات جديدي توليد کنند. بنابراين در اين شرايط نمي‌توان گفت اطلاعات قبل از پردازش داده بوده‌اند. با اين توضيح ما تنها از واژه اطلاعات استفاده مي‌کنيم.

سيستم‌هاي اطلاعات ابزار پشتيبان فعاليت‌هاي سازمان هستند. پشتيباني ارائه شده توسط سيستم‌هاي اطلاعات به سه دسته زير تقسيم مي‌شوند:

• پشتيباني اطلاعاتي؛ ارائه پشتيباني براي دريافت، ذخيره، فيلتر و رديابي کردن اطلاعات
• پشتيباني تصميم‌گيري؛ استفاده از اطلاعات براي ارائه پشتيباني
• پشتيباني ارتباطي؛ ارائه پشتيباني براي به اشتراک گذاشتن يا تبادل اطلاعات بين کاربران (منتزاس³  1995).

 

يک سيستم اطلاعات چه کار مي‌کند؟

يک سيستم اطلاعات سه فعاليت عمده انجام مي‌دهد (شکل 1). ابتدا اطلاعاتي را از منابع درون سازماني يا برون سازماني به عنوان ورودي دريافت مي‌کند. سپس بر روي اطلاعات دريافت شده کارهايي انجام مي‌دهد تا اطلاعات مورد نظر سيستم را توليد کند. در نهايت، اطلاعات توليد شده را در اختيار کاربر در نظر گرفته شده مثلاً يک مدير يا يک کارمند قرار مي‌دهد.

به عنوان مثال در يک سيستم اطلاعات رايانه‌اي که در شركت کار مربوط به  كاميون ها را انجام مي‌دهد، اطلاعات توسط اپراتور و باسكول وارد مي‌شود و پس از پردازش و ذخيره، رسيدي چاپ شده و به راننده تحويل داده‌ مي‌شود. هم‌چنين راننده مي‌تواند گزارش از کارکرد حساب خود را دريافت نمايد. اطلاعات ذخيره شده نيز برای كنترل، تحليل و تصميم گيري برای سطوح مديريتی قابل ارسال مي باشد.

حال با ديد فرآيندی می توانيم سيستم اطلاعات را يك فرآيند همانند شكل 2 در نظر بگيريم :

 

 

ورودی ها در اين فرآيند تشكيل شده است از14 فرم كه بصورت ليست زير مي باشد:

فرم هاي مي بوطه:....

 

و پردازش كه در دفتر بهره برداري صورت مي گيرد و خروجی آن گزارش عملكرد  روزانه توليد و كنترل كيفيت است.

اما اين فرايند بصورت فرايندی دستی(بدون استفاده از رايانه) صورت مي گيرد

 آيا يک سيستم اطلاعات به رايانه احتياج دارد؟

ضرورتي ندارد که سيستم‌هاي اطلاعات رايانه‌اي باشند اما اغلب سيستم‌هاي اطلاعات رايانه‌اي هستند. عامل تعيين کننده در استفاده از رايانه اين است که آيا يک سيستم اطلاعات با استفاده از قابليت‌هاي رايانه مي‌تواند بهبود يابد يا خير؟ اگر يک سيستم دستي از افراد و رويه‌ها مي‌توانند کاري را بدون خطا و مؤثر انجام دهند دليلي براي استفاده از رايانه نيست. البته اغلب، حجم کارها افزايش مي‌يابند، پيچيدگي رويه‌ها زياد مي‌شود، يا فعاليت‌ها خيلي به هم مرتبط مي‌شوند و استفاده از رايانه مي‌تواند بهبودهاي لازم را ارائه کند. سيستم‌هاي اطلاعات که از رايانه استفاده مي‌کنند سيستم‌هاي اطلاعات رايانه‌اي²  گفته‌ مي‌شوند.

 چرا از سيستم‌هاي اطلاعات استفاده مي‌شود؟

معمولاً دو رويکرد در استفاده از سيستم‌هاي اطلاعات وجود دارد. اين دو رويکرد هر دو از ارزش بکارگيري رايانه و فناوري ارتباطات در انجام فعاليت‌هاي سازمان سرچشمه مي‌گيرند. طرفداران اين رويکردها به دنبال راه‌هاي بهره‌برداري از سيستم‌هاي اطلاعات با استفاده از رايانه و فناوري ارتباطات هستند. از آنجايي كه بستر اين دو ملزومه در شركت فراهم است بنابر اين در پياده سازي اين پروزه نيازی به تهيه زير ساخت فناوری اطلعات نيست و و اين پروژه در حقيقت استفاده بهينه از اين منابع و امكانات است كه با پياده سازی آن شاهد  افزايش بهره وری خواهيم بود

رويکرد اول: اين رويکرد منحصراً به قابليت‌هاي ذاتي رايانه و فناوري ارتباطات و اينکه چگونه مي‌توانند در بهبود کارايي استفاده شوند معطوف مي‌گردد. بنابراين تأکيد بر ميزان بهبود عملکرد سيستم‌ها از طريق کارايي پردازش و قابليت اطمينان عملکرد است نه بر استفاده خاص از قابليت‌هاي رايانه و فناوري ارتباطات. حال كه شركت از چنين امكاناتی بر خوردار است صرف به اشتراك گذاشتن(Share)  اطلاعات يعنی

رويکرد دوم: اين رويکرد بر نقاط قوت و فرصت‌هاي پيش روي سازمان و سنجش چگونگي استفاده از فناوري اطلاعات در استفاده از شرايط موجود تمرکز مي‌کند. اين رويکرد قدرت توانمندسازي فناوري اطلاعات را در نظر مي‌گيرد. به عبارت ديگر به جاي داشتن يک رويکرد فناوري محور، به دنبال توسعه سازمان از طريق فناوري سيستم‌هاي اطلاعات است. اين رويکرد بهتر است زيرا رايانه و فناوري ارتباطات مهم نيست بلکه اينکه رايانه چگونه مي‌تواند به سازمان کمک کند مهم است.

 چگونه يک سيستم اطلاعات براي شركت تهيه کنيم؟

توسعه سيستم‌هاي اطلاعات در يک سازمان امري يکبار براي هميشه نيست بلکه بايد به صورت دوره‌اي به کار توسعه سيستم‌هاي اطلاعات پرداخت. اين ويژگي از ويژگي‌هاي سيستمي تحميل مي‌شود چرا که هر سيستمي داراي عمر محدودي است و بايد در دوره‌هاي خاصي آن را روز‌آمد کرد. به همين دليل سيستم‌ها داراي چرخه زندگي هستند. سيستم‌هاي اطلاعات نيز داراي چرخه زندگي هستند. چرخه زندگي يک سيستم اطلاعات از نقطه شکل‌گيري موضوع و نياز به سيستم‌ اطلاعات آغاز شده و پس از توليد سيستم، استفاده، و نگهداري، در زمان نياز به تغيير و بازطراحي پايان مي‌يابد. اين چرخه داراي مراحل زير است:

• مطالعه
• مطالعه اوليه

كه در اين مرحله فرم هاي مربوطه، نحوه ورود  اطلاعات و منبع فراخوانی اطلاعات مشخص می شوند. تمامی فيلد هاي جداول با توضيح كامل اعم از تعريف هر يك، مشخص كردن حد بالا، پايين ومقدار  نرمال  

• مطالعه امکانپذيري

با توجه به فراهم بودن زير ساخت فناوری و اطلاعات و همچنين وحود سيستم اطلاعتی دستی كافی است كه فرم های مربوطه و نحوه ی پردازش آنها مستند شود سپس روش گزارش گيری آنها با توجه به نياز مندی ها مطابق با الزامات مديريت تحليل شود و تمامی جزئيات آنها مورد بررسي قرار گيرد . در نهايت مي توان سيستم اطلاعاتی مورد نظر را پياده كرد.

اطلاعات مر بوط به اطاق كنترل از PLC بر  روی مانيتور ها نمايش داده مي شود سپس توسط اپراتور هر ركورد در هر ساعت يادداشت مي شود. كه با توجه به نظر متخصصين اين رشته ( جناب آقای دكتر مينا كار) مي توان مستقيما فراخواني اطلاعات اين قسمت را از PLC انجام داد. باقی فرم ها بايد توسط اپراتور وارد سيتم شود.

• تحليل و طراحي عمومي
• بررسي سيستم فعلي

 

در حال حاضر جريان فرم های مذكور  مطابق جدول زير صورت مي گيرد:

جدول مربوطه

ثبت اطلاعات هر يك از فرم ها در راس هر ساعت صورت مي گيرد كه هم معيار نادرستی است هم اينكه بسياری از اطلاعات در اين بين گزارش داده نمي شود.ممكن است در يك ساعت دچار نواسان زيادی در يك شاخص مورد نظر شويم حال بايد كدام يك از اين مقادير را ثبت كرد؟ در هر لحظه اطلاعات توليد تغيير مي كند.آيا صرف ثبت مقادير در راس ساعات مي نواند بخوبي بيانگر عملكرد و كيفيت توليد باشد؟ بنابر اين تحليل اطلاعات ناقص و احيانا نادرست بسيار مشكل و در نهايت منجر به اشكال در تصميم گيري خواهد شد.

• تعيين نيازمندي‌هاي سيستم جديد

در سيتم اطلاعاتي جديد به محض تغيير در داده ها گزارش فيلد مورد نظر تغيير مي كند يعنی گزارشات به هنگام (Online)خواهند بود حتي مي تواند تدابيري انديشيد تا اطلاعات در هر ساعت ثيت شده و ركورد بعدي تا سعات بعد نمايش دهنده ی اطلاعات همان لحظه باشد. حال سيتمی بايد طراحي شود كه مطابق با الزامات زير باشد:

1. در اختيار قرار گرفتن ساير كار بران و دسترسي آسان به آن از طريق Logsheet  ها كه ابزارمشترك بين دفتر بهره برداري و ساير مسئولين مي باشد
2. استفاده و دسترسي آسان از اطلاعات روزهای قبل
3. مقايسه روند
4. كنترل وضعيت جاري با معيار های پذبرش و حدود كنترلی
5. قابل فهم بودن

• طراحي سيستم جديد
• برنامه‌ريزي نحوه اجرا و پياده‌سازي
• تحليل و طراحي تفصيلي
• طراحي فني
• برنامه‌نويسي و تست نرم‌افزار
• آموزش کاربر
• بررسي پذيرش کاربر
• پياده‌سازي
• تبديل داده‌ها
• استقرار سيستم
• اجرا
• رفع اشکالات
• نگهداري

برا ي استقرارموفق يک سيستم اطلاعات در يک سازمان، طي اين مراحل ضروري است. طي اين مراحل نيازمند بکارگيري متخصصان و مشاوران سيستم‌هاي اطلاعات است. البته قبل از تهيه يک سيستم اطلاعات براي سازمان، بهتر است که سازمان يک برنامه توسعه سيستم‌هاي اطلاعات تهيه کرده و در طول زمان و به تدريج سيستم‌هاي اطلاعات خود را بر اساس آن برنامه توليد کند. تحليل‌گر سيستم اطلاعات بنا به تشخيص، هر يک از مراحل را تا حد لازم اجرا کرده و در طي مراحل با افراد و گروههاي

• مديران
• کساني که از سيستم منتفع مي‌شوند
• کاربران
• متخصصان فني
• برنامه‌نويسان نرم‌افزار

ارتباط برقرار مي‌کند و تأثيرات و ملاحظات آنها را در نظر مي‌گيرد. تحليل‌گر سيستم ممکن است به جاي توليد يک نرم‌افزار، از بسته‌هاي نرم‌افزارهاي از پيش ‌نوشته‌ شده موجود براي موضوع سيستم‌ اطلاعات استفاده کند.

 

 

مراجع

- Mentzas, G. 1995. A functional taxonomy of computer based information systems. International Journal of Information Management 14(6) 397-410.

- Young, H. ed. 1983. The ALA Glossary of Library and Information Science. Chicago: American Library Association.

پي‌نوشت‌ها

1. Young

2. Computer Information Systems (CIS)

3. Mentzas

4. Transaction Processing Systems (TPS)

5. Management Information Systems (MIS)

6. Executive Information Systems (EIS)

7. Decision Support Systems (DSS)

8. Executive Support Systems (ESS)

9. Expert Systems (ES)

10. Office Automation Systems (OAS)

11. Knowledge Work Systems (KWS)

 

|+|

كتاب های مديريتی

در حين جستجو در بين كتابهای الكترونيكی به خرواری از خلاصه كتابهای مديريتی بسيار جالب در سايت جناب دكتر مجتبی لشكر بلوكی( http://mojtabaonline.com ) برخوردم كه در ادامه به همراه لينك دانلود مشاهده مي فرماييد

از جمله كتابهای زير:

خلاصه کابردی کتاب های مديريتی

كار تيمي

دكتر ادوارد دبونو  خلاصه كتاب شش كلاه تفكر

 خلاصه كتاب رهبري استراتژيك

جان پی كاتر،  خلاصه كتاب رهبري كارآفرين

برايان تريسي، خلاصه كتاب قورباغه را قورت بده

وارن بنيس، خلاصه كتاب مديران كهنه‌كار، زمانه‌اي نو

جان ماكسول،  خلاصه كتاب مديريت نگرش

ايساك اديزس، خلاصه كتاب دوره عمر سازمان

رابرت كيوساكي،  خلاصه كتاب كارراهه باباي دارا

استان ديويس، خلاصه كتاب درس‌هايي از آينده

هيرم اسميت، خلاصه كتاب مديريت بر خود

جيمز ردفيلد، خلاصه كتاب پيشگويي آسماني

مايكل همر- جيمز شامپي، خلاصه كتاب مهندسي دوباره شركت‌ها

ماركوس باكينگهام-كورت كافمن، خلاصه كتاب رهيدن از قانون‌هاي كهنه

رابرت اسلاتر، خلاصه كتاب راه جنرال الكتريك

غلامرضا كياني- وفا غفاريان،  خلاصه كتاب استراتژي اثربخش

اميدوارم كه مورد استفاده ی‌  شما هم قرار بگيرد.

|+|

کیفیت

 

كيفيت

درعين حال كه واژه رايج و آشنايي است ولي تفاسير گوناگوني از آن مي رود كه لازم است در هر سازماني تعريف توافق شده از كيفيت براي افراد روشن شودمفهوم كيفيت ريشه در كار متخصصان صنعتي دارد. اهميت كيفيت در سالهاي 1940 و 1950 موردتوجه قرار گرفت. اول در بخش توليد و بعد بر روي بخشهاي خدماتي كاربرد يافت. مبتكر واژه كنترل جامع كيفيت يعني فايگنبام در سال 1951 كيفيت را اين چنين تعريف مي كند. كيفيت يعني توانايي يك محصول در برآوردن هدف موردنظر كه با حداقل هزينه ممكن توليد شده باشد، شايد پنج نفر از مشهورترين رهبران نظريه كيفيت كه تاثير اساسي در صنعت امروز جهان داشته اند، ادوارد دمينگ،
فيليپ كرازبي، جوزف جوران، تاگوچي وايشي كاوا باشند. دمينگ تامين رضايت مشتري و كاستن تغييرات را در تعريف كيفيت گنجانده است و كرازبي كيفيت را مطابق يك محصول يا خدمت با الزامات (ويژگيها و استـــانداردهاي) از پيش تعيين شده تعريف مي كند.

اعتبار سازمان وابسته به كيفيت ، پايايي وقيمت محصول يا خدمات است. كسب اعتبار در جهت پيشبرد اهداف استراتژيك در هر سازماني از اهميت بالايي برخوردارست. كيفيت را مي توان يك ضلع از مثلث اعتبار دانست

خيلي ساده  كيفيت چيزي نيست جز خواسته مشتري . برآورده ساختن نياز مشتري هرچه كه مي خواهد باشد.

تعريف كيفيت  از زبان پيشگامان و پايه گذاران كيفيت:

• تطابق نياز مندي و كاربرد(Juran)
• مجموع امكانات و مشخصه هايي (خصوصيات) كه براي يك محصول يا خدمات بر اساس قابليت ارضا نياز مشتخص شده( BS 4778:1987 (ISO 8402, 1986) Quality Vocabulary: Part 1, International Terms)
• كيفيت يعني هدف نهادن برآروده سازي نياز كنوني همراه با نياز آينده مشتري و كاربر (Deming)

زنجيره كيفيت :

درهرعملياتي يك تامين كننده و يك مشتري وجود دارد بنا بر اين در يك سلسله عمليات تا رسيدن به محصول نهايي كيفيت را مي توان به صورت زنجیري ترسيم نمود .

 

پس هر تامين كننده نسبت به مشتري خود مسئول ارضا نياز منديش مي باشد. به طور مثال در يك فرايند با سه جز عملياتA,B,C  سه محصول ، سه مشتري، سه تامين كننده وجود دارد.

مي توان جايگاه بيان كيفيت را در هر يك از نقاط اتصال دانست. اينكه مشخصه هاي مورد نظر هر نيز هز مشتري چيست؟ آيا تامين كننده توان و قابليت برآورده كرد اين نياز را داراست؟ كه اين مربوط به كيفيت طراحي و كيفيت تطابق با طراحي است

كيفيت طراحي و كيفيت تطابق با طراحي: . . .

|+|

نرم افزار اكسل

نرم افزار اكسل با وجود اين كه نرم افزاري راحت و ساده مي باشد توانايي های بسيار دارد كه دانش آموختگان مهندسي صنايع  از جمله بيشترين استفاده كنندگان آن  مي باشند پس بهتر است براي شناخت دقيق تر آن و مهارت بيشتر كمی بيشتر با آن آشنا شد.

هرچند كه اكثر دانشجويان در درس كاربرد كامپيوتر آشنايي مختصري با اين نرم افزار پيدا مي كنند ليكن برآن شدم تا از جزوه اي درخور و مفيد براي آن دسته از عزيزاني كه به نوعی نتوانسته اند مهارت كافی را در اين زمينه پيداكنند پيدا كنمو و لذا با استفاده از گشت و جستجو در پيوند هاي وبلاگ متوجه شدم كه دوستان كوشای صنايع 86 امير كبير زحمت گردآوري آن را كشيده اند شما نيز با مراجعه به وبلاگ ايشان  مي توانيد از اين مطالب بهره مند شويد

|+|